Access【フィールドプロパティ】住所入力支援/定型入力などを徹底解説②

 

「Access徹底解説②では、【フィールドプロパティ】の住所入力支援/定型入力などを解説していきます。

データ型やフィールドプロパティを適切に設定すると、見やすく、効率的にデータを入力できるテーブルになります。

 

１．フィールドプロパティとは

「フィールドプロパティ」とは、フィールドに設定する詳細な属性のことで、「フィールドプロパティ」を設定すると、入力のミスを防いだり、手間を省いたり、より便利で使いやすいテーブルを作成することができます。

 

 

２．フィールドプロパティの主な種類

 

 

３．フィールドプロパティの設定

●次の「Ｔ顧客マスター（東京）」を例にして、「フィールドプロパティ」の設定をしていきます。

 

① フィールドサイズ　　➡（顧客CD:（短いテキスト）に設定）

フィールドサイズは、入力するデータの文字数にあわせて指定します。

例えば「顧客CD」の桁数が「5桁」だったら、「5」と指定します。すると、5文字までの値しか入力できなくなります。

 

①「顧客CD」フィールドのレコードセレクタを選択→《フィールドプロパティ》の《フィールドサイズ》に「5」と入力。

 

 

②インデックス　　➡（顧客CD:（短いテキスト）に設定）

「インデックス」とは、フィールドに入力されたデータを素早く検索したり、並べ替えたりする為に必要な情報のことをいいます。

検索や並べ替えをするフィールドに設定しておくと、検索や並べ替えの動作が高速になります。

「顧客CD」は検索に利用することが多いフィールドなので、「インデックス」の設定をしておきます。

 

「顧客CD」は、一意のデータで、重複はないはずなので「重複なし」に設定します。

①「顧客CD」フィールドのレコードセレクタを選択→《フィールドプロパティ》ー《インデックス》ーはい（重複なし）をクリック。

 

 

 

 

③ 配置の設定　　➡（顧客CD:（短いテキスト）に設定）

デフォルトでは、テキスト型のデータの配置は「左」に配置されますが、文字配置は自由に変更できます。

①「顧客CD」フィールドのレコードセレクタを選択→《フィールドプロパティ》の《文字配置》→「右」をクリック。

 

 

④ 日付（S）　　➡（入会年月日:（日付/時刻型）に設定）

入会年月日（日付/時刻型）は、デフォルトでは、「○○年○○月○○日」という形式で表示されます。

表示形式は、フィールドプロパティで次のように変更できます。

＜日付/時刻型の書式＞

日付（標準）	2021/01/01　16:45:32
日付（Ｌ）	2021年1月1日
日付（M）	2021-01-01
日付（S）	2021/01/01
時刻（Ｌ）	16:45:32
時刻（M）	16:45 午前
時刻（S）	16:45

 

「入会年月日」は西暦から／区切りで表示したいので「日付（Ｓ）」を設定します。

①「入会年月日」フィールドのレコードセレクタを選択→《フィールドプロパティ》ー《書式》ー「日付（Ｓ）」をクリック。

 

 

⑤ 入力規則・エラーメッセージ　　➡（入会年月日:（日付/時刻型）に設定）

「入力規則」とは、フィールドにルールを設定し、ルールに合わないデータを入力すると、エラーメッセージを表示させ、ルールに違反したデータは入力できないようにする属性です。

入力規則は、次のような演算子やワイルドカードを利用して様々な条件を設定できます。

＜演算子やワイルドカードの種類と意味＞

>10	10より大きい数値
>=10	10以上の数値
<10	10より小さい数値
<=10	10以下の数値
<>10	10以外の数値
10 or 20	10または20
>10 and <100	10より大きく100より小さい数値
Like "S????"	Sで始まる4文字の文字列
<#2020/04/01#	2020/4/1以前の日付

 

入会年月日は、明日以降の日付が入力できると矛盾するので、本日の日付までしか入力できないように設定し、違反したデータを入力した際のエラーメッセージも設定してみます。

①「入会年月日」フィールドのレコードセレクタを選択→《フィールドプロパティ》ー《入力規則》ー…（ビルダボタン）をクリック。

 

②《式ビルダ―》ダイアログボックスー《式の要素》ー「組み込み関数」をクリック→《式のカテゴリ》ー「日付/時刻」をクリック→《式の値》ー「Date」をダブルクリック

 

③ボックスに比較演算子を＜＝と入力ーＯＫ。

 

④入力規則に「<=Date()」と表示されます。

 

 

⑤《フィールドプロパティ》ー《エラーメッセージ》をクリック。

　「入会年月日は、本日の日付以前の日付を入力してください。」などとメッセージを入力。

 

 

⑥ IME入力モード・IME変換モード　　➡（氏名:（短いテキスト型）に設定）

「IME入力モード」「IME変換モード」は、そのフィールドにカーソルを移動したときに、自動的にIMEモードを変更してくれる属性です。

 

◆IME入力モード

IME入力モードを、電話番号は数値なので「オフ」、氏名は漢字なので「オン」などと設定すれば、自分で切り替える必要がなく効率的です。

 

氏名は日本語の入力なので、「IME入力モード」をオンにします。

①「氏名」フィールドのレコードセレクタを選択→《フィールドプロパティ》ー《IME入力モード》ー「オン」をクリック。

 

 

◆IME変換モード

IME変換モードは、人名や住所のフィールドには「人名/地名」に設定すると、適した変換候補が多数表示されるようになります。

氏名の入力は、旧字や特殊な文字も多いので、「人名/地名」に設定します。

①「氏名」フィールドのレコードセレクタを選択→《フィールドプロパティ》ー《IME変換モード》ー「オン」をクリック。

 

⑦ふりがなの設定　　➡（氏名:（短いテキスト型）に設定）

「ふりがな」は入力した読み情報を指定したフィールドに表示させる属性です。

 

今回は、氏名のふりがなを予め用意した「フリガナ」フィールドに「全角カタカナ」で表示してみます。

①「氏名」フィールドのレコードセレクタを選択→《フィールドプロパティ》ー《ふりがな》ー「…」をクリック。

②《ふりがなウィザード》ー《既存のフィールドを使用する》ー「フリガナ」を選択→《ふりがなの文字種》ー「全角カタカナ」を選択ー《完了》。

③メッセージが表示されたら、《OK》

 

 

 

⑧ 定型入力　　➡（郵便番号:（短いテキスト型）などに設定）

「定型入力」は、データを指定した「型」で、統一して入力してほしい場合に設定します。

例えば、郵便番号や携帯TELなどのように、区切り文字や桁数などを予め設定しておけば、統一した型で入力してもらうことができます。

定型入力の指定は、次の３つの項目を「；」で区切って指定します。

• 定型入力の指定
• 保存形式
• 代替文字

 

◆定型入力の指定

定型入力は、ー や（）などの区切り文字や、入力する値の種類を「特殊文字」を使って指定します。

＜特殊文字の種類と使い方＞

特殊文字	入力する値
0	半角数字を入力できる（入力は省略不可）
9	半角数字、半角スペースを入力できる（入力は省略不可）
＃	半角数字、半角スペース、＋、ー を入力できる（入力は省略可能）
Ｌ	A～Zの半角文字を入力できる（入力は省略不可）
？	A～Zの半角文字、半角スペースを入力できる（入力は省略可能）
Ａ	A～Zの半角文字、半角数字を入力できる（入力は省略不可）
ａ	A～Zの半角文字、半角数字、半角スペースを入力できる（入力は省略可能）
＆	A～Zの半角文字、半角数字、半角記号、半角スペースを入力できる（入力は省略不可）
Ｃ	A～Zの半角文字、半角数字、半角記号、半角スペースを入力できる（入力は省略可能）
．，-/；	小数点、桁区切り記号、日付区切り記号、時刻区切り記号に使用できる
＜	後ろに続く半角文字を全て小文字に変換できる
＞	後ろに続く半角文字を全て大文字に変換できる
！	入力した文字列を右揃えにする
￥	後ろに続く文字列を区切り文字として表示する、複数の文字列の場合は""で囲んで指定する

 

◆保存形式

0	区切り記号と入力した文字の両方を保存する場合
1	入力した文字だけ保存する場合（省略可能）

※ここで設定した保存方法は、宛名ラベルウィザードやデータのエクスポートをした場合に適用されます。

 

◆代替文字

文字を入力する部分に表示する文字を指定します。

スペースを表示する場合には「""」と入力する。

 

今回は、郵便番号に「○○○-○○○○」のように入力できるような設定をします。

①「郵便番号」フィールドのレコードセレクタを選択→《フィールドプロパティ》ー《定型入力》ー「…」をクリック。

②《定型入力ウィザード》で「郵便番号」を選択。

※テキスト型、日付/時刻型のフィールドは、ウィザードで設定が可能で、数値型や通貨型は、直接プロパティに入力して指定します。

 

③《定型入力》の「0」の部分に、《代替文字》を指定します。

　《代替文字》ー「＿」アンダーバーを選択→《次へ》。

 

④区切り文字の「ー」を保存するか指定します。

　今回は、《定型入力中の文字を含めて保存する》をクリックー《次へ》。

 

⑤《完了》

 

⑥フィールドプロパティの《定型入力》に次のように表示されます。

    

 

 

 

⑨ 住所入力支援　　➡（郵便番号:（短いテキスト型）に設定）

「住所入力支援」は、郵便番号を入力すると、それに対応する住所が、既存の住所フィールドに自動的に表示される属性です。

住所フィールドは、１または2または3分割にして表示する設定ができます。

予め、必要な数だけ住所フィールドを作成しておくことをおすすめしますが、住所入力支援ウィザードで作成することも可能です。

 

今回は、住所を3分割で表示されるように設定してみます。

①「郵便番号」フィールドのレコードセレクタを選択→《フィールドプロパティ》ー《住所入力支援》ー「…」をクリック。

②《郵便番号》を入力するフィールドに「郵便番号」を選択ー《次へ》。

 

③《住所の構成》ー《都道府県、市区群、住所の3分割》をクリック→

　《都道府県》ー「住所1」、《市区群》ー「住所2」、《住所》ー「住所3」を選択ー《次へ》。

 

④ここで、入力動作の確認ができます。（任意）ー《完了》。

 

⑤メッセージが表示されたら《OK》。

 

⑥フィールドプロパティには、次のように表示されます。

    

 

⑩ 値要求　　➡（携帯TEL:（短いテキスト型など）に設定）

「値要求」は、設定したフィールドに何も入力せずに、次のレコードにカーソルを移動しようとすると、入力を促すメッセージが表示され、入力しないと次に進むことができないプロパティです。

氏名や住所、TELなど入力必須の項目には、「値要求」の設定をすることをおすすめします。

 

今回は、携帯TEL（短いテキスト）に、「値要求」の設定をします。

①「携帯TEL」フィールドのレコードセレクタを選択→《フィールドプロパティ》ー《値要求》ー「…」をクリック。

 

 

⑪ 規定値　　➡（DM:（Yes/No型など）に設定）

「規定値」とは、そのフィールドにデフォルトのデータを表示させる属性です。

規定値を設定しておけば、入力の手間を軽減することができます。

 

今回は、DM（Yes/No型）に「Yes」の規定値の設定をします。

①「DM」フィールドのレコードセレクタを選択→《フィールドプロパティ》ー《規定値》ー「Yes」と入力。

 

４．フィールドプロパティの設定を確認

では、次のようにデータを入力してフィールドプロパティの設定を確認していきます。

①顧客CD・・・5桁までしか入力できない。

②顧客CD・・・インデックスが設定され一意のデータしか入力できない。

③顧客CD・・・文字列が右側に配置。

④入会年月日・・・／区切りで表示される。

⑤入会年月日・・・本日の日付以前の日付しか入力できない。規則にあわないデータを入力するとエラーメッセージが表示される。

⑥氏名・・・日本語入力が自動的にオン、変換モードが「人名/地名」に切り替わる。

⑦氏名・・・入力した読み情報が「フリガナ」フィールドに自動的に入力される。

⑧郵便番号・・・「〇〇〇-〇〇〇〇」の形式で入力される。

⑨郵便番号・・・対応する住所が3分割で住所フィールドに自動入力される。

⑩携帯TEL・・・値を入力しないと、次のレコードにすすめない。

⑪DM・・・規定値が「Yes」なので、☑が入っている。