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Access【フィールドプロパティ】住所入力支援/定型入力などを徹底解説②

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「Access徹底解説②では、【フィールドプロパティ】の住所入力支援/定型入力などを解説していきます。

データ型やフィールドプロパティを適切に設定すると、見やすく、効率的にデータを入力できるテーブルになります。

 

1.フィールドプロパティとは

「フィールドプロパティ」とは、フィールドに設定する詳細な属性のことで、「フィールドプロパティ」を設定すると、入力のミスを防いだり、手間を省いたり、より便利で使いやすいテーブルを作成することができます。

 

この記事でわかること

  • 主なフィールドプロパティの種類
  • 主なフィールドプロパティの設定方法

 

2.フィールドプロパティの主な種類

  • ①フィールドサイズ
  • ②インデックス
  • ③配置
  • ④日付/時刻の書式(表示形式)
  • ⑤入力規則、エラーメッセージ
  • ⑥IME入力モード、IME変換モード
  • ⑦フリガナ
  • ⑧定型入力
  • ⑨住所入力支援
  • ⑩値要求
  • ⑪規定値

 

 

3.フィールドプロパティの設定

●次の「T顧客マスター(東京)」を例にして、「フィールドプロパティ」の設定をしていきます。

  • 「T顧客マスター(東京)」

 

 

① フィールドサイズ  ➡(顧客CD:(短いテキスト)に設定)

フィールドサイズは、入力するデータの文字数にあわせて指定します。

例えば「顧客CD」の桁数が「5桁」だったら、「5」と指定します。すると、5文字までの値しか入力できなくなります。

 

フィールドサイズを設定するメリット

  • フィールドで検索したときの検索スピードが速くなる。
  • ファイルサイズを節約できる。
  • 入力ミスを防ぐ。

操作

①「顧客CD」フィールドのレコードセレクタを選択→《フィールドプロパティ》の《フィールドサイズ》に「5」と入力。

Accessフィールドプロパティ

 

 

②インデックス  ➡(顧客CD:(短いテキスト)に設定)

「インデックス」とは、フィールドに入力されたデータを素早く検索したり、並べ替えたりする為に必要な情報のことをいいます。

検索や並べ替えをするフィールドに設定しておくと、検索や並べ替えの動作が高速になります。

「顧客CD」は検索に利用することが多いフィールドなので、「インデックス」の設定をしておきます。

インデックスを設定するメリット

  • 検索スピードが速くなる。
  • 並べ替えなどの動作が高速になる。

インデックス設定のポイント

  • はい(重複なし)…一意のデータで重複がないフィールドに設定する場合

※フィールドに「主キー」の設定をしている場合は自動的に「重複なし」になっています。

※ただし、既存データに、重複データがある場合には、テーブルを保存することができません。

  • はい(重複あり)…重複を認める場合に設定

 

操作

「顧客CD」は、一意のデータで、重複はないはずなので「重複なし」に設定します。

①「顧客CD」フィールドのレコードセレクタを選択→《フィールドプロパティ》ー《インデックス》ーはい(重複なし)をクリック。

Accessフィールドプロパティ

 

 

その他のインデックスの設定方法

●《デザイン》タブー《表示/非表示》グループー《インデックス》→インデックス名を入力、フィールド名を選択、並べ替えは自動的に昇順(プロパティで主キー、固有、Null無視の設定が可能)

Accessフィールドプロパティ

●主キーを設定する

主キーを設定すると、自動的にインデックス(重複なし)の設定がされる。

 

 

③ 配置の設定  ➡(顧客CD:(短いテキスト)に設定)

デフォルトでは、テキスト型のデータの配置は「左」に配置されますが、文字配置は自由に変更できます。

操作

①「顧客CD」フィールドのレコードセレクタを選択→《フィールドプロパティ》の《文字配置》→「右」をクリック。

Accessフィールドプロパティ

 

 

④ 日付(S)  ➡(入会年月日:(日付/時刻型)に設定)

入会年月日(日付/時刻型)は、デフォルトでは、「○○年○○月○○日」という形式で表示されます。

表示形式は、フィールドプロパティで次のように変更できます。

<日付/時刻型の書式>

日付(標準) 2021/01/01 16:45:32
日付(L) 2021年1月1日
日付(M) 2021-01-01
日付(S) 2021/01/01
時刻(L) 16:45:32
時刻(M) 16:45 午前
時刻(S) 16:45

 

操作

「入会年月日」は西暦から/区切りで表示したいので「日付(S)」を設定します。

①「入会年月日」フィールドのレコードセレクタを選択→《フィールドプロパティ》ー《書式》ー「日付(S)」をクリック。

Accessフィールドプロパティ

 

 

⑤ 入力規則・エラーメッセージ  ➡(入会年月日:(日付/時刻型)に設定)

「入力規則」とは、フィールドにルールを設定し、ルールに合わないデータを入力すると、エラーメッセージを表示させ、ルールに違反したデータは入力できないようにする属性です。

入力規則は、次のような演算子やワイルドカードを利用して様々な条件を設定できます。

<演算子やワイルドカードの種類と意味>

>10 10より大きい数値
>=10 10以上の数値
<10 10より小さい数値
<=10 10以下の数値
<>10 10以外の数値
10 or 20 10または20
>10 and <100 10より大きく100より小さい数値
Like "S????" Sで始まる4文字の文字列
<#2020/04/01# 2020/4/1以前の日付

 

操作

入会年月日は、明日以降の日付が入力できると矛盾するので、本日の日付までしか入力できないように設定し、違反したデータを入力した際のエラーメッセージも設定してみます。

①「入会年月日」フィールドのレコードセレクタを選択→《フィールドプロパティ》ー《入力規則》ー…(ビルダボタン)をクリック。

Accessフィールドプロパティ

 

②《式ビルダ―》ダイアログボックスー《式の要素》ー「組み込み関数」をクリック→《式のカテゴリ》ー「日付/時刻」をクリック→《式の値》ー「Date」をダブルクリック

Accessフィールドプロパティ

 

③ボックスに比較演算子を<=と入力ーOK。

 

④入力規則に「<=Date()」と表示されます。

  Accessフィールドプロパティ

 

⑤《フィールドプロパティ》ー《エラーメッセージ》をクリック。

 「入会年月日は、本日の日付以前の日付を入力してください。」などとメッセージを入力。

 

 

⑥ IME入力モード・IME変換モード  ➡(氏名:(短いテキスト型)に設定)

「IME入力モード」「IME変換モード」は、そのフィールドにカーソルを移動したときに、自動的にIMEモードを変更してくれる属性です。

 

◆IME入力モード

IME入力モードを、電話番号は数値なので「オフ」、氏名は漢字なので「オン」などと設定すれば、自分で切り替える必要がなく効率的です。

IME入力モードの種類

  • コントロールなし
  • オン
  • オフ
  • 使用不可
  • ひらがな
  • 全角カタカナ
  • 半角カタカナ
  • 全角英数
  • 半角英数

 

操作

氏名は日本語の入力なので、「IME入力モード」をオンにします。

①「氏名」フィールドのレコードセレクタを選択→《フィールドプロパティ》ー《IME入力モード》ー「オン」をクリック。

Accessフィールドプロパティ

 

 

◆IME変換モード

IME変換モードは、人名や住所のフィールドには「人名/地名」に設定すると、適した変換候補が多数表示されるようになります。

IME入力モードの種類

  • 一般
  • 人名/地名
  • 話し言葉優先
  • 無変換

操作

氏名の入力は、旧字や特殊な文字も多いので、「人名/地名」に設定します。

①「氏名」フィールドのレコードセレクタを選択→《フィールドプロパティ》ー《IME変換モード》ー「オン」をクリック。

Accessフィールドプロパティ

 

⑦ふりがなの設定  ➡(氏名:(短いテキスト型)に設定)

「ふりがな」は入力した読み情報を指定したフィールドに表示させる属性です。

 

操作

今回は、氏名のふりがなを予め用意した「フリガナ」フィールドに「全角カタカナ」で表示してみます。

①「氏名」フィールドのレコードセレクタを選択→《フィールドプロパティ》ー《ふりがな》ー「…」をクリック。

②《ふりがなウィザード》ー《既存のフィールドを使用する》ー「フリガナ」を選択→《ふりがなの文字種》ー「全角カタカナ」を選択ー《完了》。

Accessフィールドプロパティ

③メッセージが表示されたら、《OK》

Accessフィールドプロパティ

新規で入力したレコードの氏名に対して、ふりがなが表示されます。

既に入力済みのレコードに、表示されるわけではありません。

 

その他にフィールドサイズの設定もしておきます。今回は、「20」としておきます。

 

 

⑧ 定型入力  ➡(郵便番号:(短いテキスト型)などに設定)

「定型入力」は、データを指定した「型」で、統一して入力してほしい場合に設定します。

例えば、郵便番号や携帯TELなどのように、区切り文字や桁数などを予め設定しておけば、統一した型で入力してもらうことができます。

定型入力の指定は、次の3つの項目を「;」で区切って指定します。

  • 定型入力の指定
  • 保存形式
  • 代替文字

 

◆定型入力の指定

定型入力は、ー や()などの区切り文字や、入力する値の種類を「特殊文字」を使って指定します。

<特殊文字の種類と使い方>

特殊文字 入力する値
0 半角数字を入力できる(入力は省略不可)
9 半角数字、半角スペースを入力できる(入力は省略不可)
半角数字、半角スペース、+、ー を入力できる(入力は省略可能)
A~Zの半角文字を入力できる(入力は省略不可)
A~Zの半角文字、半角スペースを入力できる(入力は省略可能)
A~Zの半角文字、半角数字を入力できる(入力は省略不可)
A~Zの半角文字、半角数字、半角スペースを入力できる(入力は省略可能)
A~Zの半角文字、半角数字、半角記号、半角スペースを入力できる(入力は省略不可)
A~Zの半角文字、半角数字、半角記号、半角スペースを入力できる(入力は省略可能)
.,-/; 小数点、桁区切り記号、日付区切り記号、時刻区切り記号に使用できる
後ろに続く半角文字を全て小文字に変換できる
後ろに続く半角文字を全て大文字に変換できる
入力した文字列を右揃えにする
後ろに続く文字列を区切り文字として表示する、複数の文字列の場合は""で囲んで指定する

 

◆保存形式

0 区切り記号と入力した文字の両方を保存する場合
1 入力した文字だけ保存する場合(省略可能)

※ここで設定した保存方法は、宛名ラベルウィザードやデータのエクスポートをした場合に適用されます。

 

◆代替文字

文字を入力する部分に表示する文字を指定します。

スペースを表示する場合には「""」と入力する。

 

操作

今回は、郵便番号に「○○○-○○○○」のように入力できるような設定をします。

①「郵便番号」フィールドのレコードセレクタを選択→《フィールドプロパティ》ー《定型入力》ー「…」をクリック。

②《定型入力ウィザード》で「郵便番号」を選択。

※テキスト型、日付/時刻型のフィールドは、ウィザードで設定が可能で、数値型や通貨型は、直接プロパティに入力して指定します。

 

③《定型入力》の「0」の部分に、《代替文字》を指定します。

 《代替文字》ー「_」アンダーバーを選択→《次へ》。

 

④区切り文字の「ー」を保存するか指定します。

 今回は、《定型入力中の文字を含めて保存する》をクリックー《次へ》。

 

⑤《完了》

 

⑥フィールドプロパティの《定型入力》に次のように表示されます。

Accessフィールドプロパティ

    

その他にフィールドサイズの設定もしておきます。今回は、「8」としておきます。

 

※携帯TELには次のように設定します。

!¥(999")-"9999¥-9999;;_

フィールドサイズ:13

 

 

⑨ 住所入力支援  ➡(郵便番号:(短いテキスト型)に設定)

「住所入力支援」は、郵便番号を入力すると、それに対応する住所が、既存の住所フィールドに自動的に表示される属性です。

住所フィールドは、1または2または3分割にして表示する設定ができます。

予め、必要な数だけ住所フィールドを作成しておくことをおすすめしますが、住所入力支援ウィザードで作成することも可能です。

 

操作

今回は、住所を3分割で表示されるように設定してみます。

①「郵便番号」フィールドのレコードセレクタを選択→《フィールドプロパティ》ー《住所入力支援》ー「…」をクリック。

②《郵便番号》を入力するフィールドに「郵便番号」を選択ー《次へ》。

 

③《住所の構成》ー《都道府県、市区群、住所の3分割》をクリック→

 《都道府県》ー「住所1」、《市区群》ー「住所2」、《住所》ー「住所3」を選択ー《次へ》。

 

④ここで、入力動作の確認ができます。(任意)ー《完了》。

 

⑤メッセージが表示されたら《OK》。

 

⑥フィールドプロパティには、次のように表示されます。

Accessフィールドプロパティ

    

 

⑩ 値要求  ➡(携帯TEL:(短いテキスト型など)に設定)

「値要求」は、設定したフィールドに何も入力せずに、次のレコードにカーソルを移動しようとすると、入力を促すメッセージが表示され、入力しないと次に進むことができないプロパティです。

氏名や住所、TELなど入力必須の項目には、「値要求」の設定をすることをおすすめします。

 

操作

今回は、携帯TEL(短いテキスト)に、「値要求」の設定をします。

①「携帯TEL」フィールドのレコードセレクタを選択→《フィールドプロパティ》ー《値要求》ー「…」をクリック。

Accessフィールドプロパティ

 

 

⑪ 規定値  ➡(DM:(Yes/No型など)に設定)

「規定値」とは、そのフィールドにデフォルトのデータを表示させる属性です。

規定値を設定しておけば、入力の手間を軽減することができます。

 

操作

今回は、DM(Yes/No型)に「Yes」の規定値の設定をします。

①「DM」フィールドのレコードセレクタを選択→《フィールドプロパティ》ー《規定値》ー「Yes」と入力。

Accessフィールドプロパティ

 

4.フィールドプロパティの設定を確認

では、次のようにデータを入力してフィールドプロパティの設定を確認していきます。

①顧客CD・・・5桁までしか入力できない。

②顧客CD・・・インデックスが設定され一意のデータしか入力できない。

③顧客CD・・・文字列が右側に配置。

④入会年月日・・・/区切りで表示される。

⑤入会年月日・・・本日の日付以前の日付しか入力できない。規則にあわないデータを入力するとエラーメッセージが表示される。

⑥氏名・・・日本語入力が自動的にオン、変換モードが「人名/地名」に切り替わる。

⑦氏名・・・入力した読み情報が「フリガナ」フィールドに自動的に入力される。

⑧郵便番号・・・「〇〇〇-〇〇〇〇」の形式で入力される。

⑨郵便番号・・・対応する住所が3分割で住所フィールドに自動入力される。

⑩携帯TEL・・・値を入力しないと、次のレコードにすすめない。

⑪DM・・・規定値が「Yes」なので、☑が入っている。

 

 

 

 

sangoya

最後までお読みいただきありがとうございました。

このようにフィールドプロパティを設定すると、簡単に入力することできました。

適切なデータ型やフィールドプロパティを設定して、使いやすいテーブルを作成していきましょう。

続きまして、リレーションシップについて掘り下げて解説していきます。

 

 

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