【Outlook・MOS対策⑦】メッセージの管理/メッセージを整理する、管理する

メッセージの管理

メッセージを整理する、管理する

フォルダーを作成する

受信トレイに蓄積されたメッセージは、フォルダを作成し、フォルダに分類して収納することをおすすめします。フォルダの中にさらにフォルダを作成したり、作成したフォルダを移動、削除することができます。フォルダの作成は、リボンのボタン、または右クリックで行えます。

今回は、「受信トレイ」に「対応済み」「対応不要」フォルダーを作成し、「対応不要」フォルダーのサブフォルダーに「保留」フォルダーを作成します。「保留」フォルダーの名前を「確認中」に変更し、「確認中」フォルダーを削除します。

・リボンから

①[フォルダー]タブ-[新規作成]グループ-[新しいフォルダー]ボタンをクリック

②[新しいフォルダーの作成]ダイアログボックス-[名前]-「対応済み」と入力→[フォルダーに保存するアイテム]が「メールと投稿アイテム」、[フォルダーを作成する場所]が「受信トレイ」になっていることを確認→[OK]

↓

[受信トレイ]の中に「対応済」フォルダーが作成されました。

・右クリック

③[受信トレイ]を右クリック→「フォルダーの作成」をクリック

④カーソルが点滅するので「対応不要」と入力してEnterキー

↓

「対応不要」フォルダーが作成されました。

⑤さらに「対応不要」フォルダーで右クリック→「フォルダーの作成」をクリック

⑥「保留」フォルダーを作成

・フォルダ名の変更

⑦「保留」フォルダーで右クリック→「フォルダー名の変更」をクリック

⑧「確認中」と入力してEnterキー

・フォルダの削除

⑨「確認中」フォルダーで右クリック→「フォルダーの削除」をクリック

⑩「はい」をクリック

↓

「確認中」フォルダーが削除されました

ほかのフォルダーにメッセージを移動する

受信トレイのメッセージはほかのフォルダーに移動することができます。操作は、ドラッグ＆ドロップで行います。

今回は、受信トレイのメッセージを「対応済」「対応不要」フォルダーや「アーカイブフォルダー」に移動します。

・フォルダーへ移動

①移動したいメッセージ「見積書のご送付」をクリック

②移動先フォルダー「対応済」までドラッグ＆ドロップ

↓

「対応済」フォルダをクリックしてファイルが移動していることを確認します。

・ドラッグ＆ドロップでアーカイブへ移動

①移動したいメッセージ「契約書のご送付」をクリック

②移動したいフォルダーまでドラッグ＆ドロップ

・リボンから「アーカイブ」フォルダへ移動

③移動したいメッセージ「展示会の件」をクリック→[ホーム]タブ[削除]グループ[アーカイブ]をクリック

↓

「アーカイブ」フォルダに移動したことが確認できます

・メッセージを「受信トレイ」に戻す

①移動したいメッセージ「展示会の件」をクリック→「受信トレイ」までドラッグ＆ドロップ

メッセージに分類項目を適用する

メッセージに分類項目を適用すると、色分類により仕事の内容をカテゴライズして識別したり、分類項目で検索をかけ確認できるので便利です。

今回は、「講習会」のメッセージから、「Outlook講習会のお知らせ」に「青/Outlook」、「Access講習会のお知らせ」に「赤/Access」の分類項目を適用します。「赤」を「濃い赤」に変更します。さらに２つのメッセージに「グレー/講習会」の分類項目を新規作成し、ショートカットキーを使い適用します。最後に、「Excel講習会のお知らせ」に「緑/Excel」の設定をし、削除します。

《講習会のメッセージを検索》