目次
連絡先とタスクの管理
タスクを作成する、管理する
タスクを作成する
《タスクの画面構成》
●新しいタスクから作成
・来週に契約書作成のタスクを作成しましょう。
①[ホーム]タブ-[新規作成]グループ-[新しいタスク]をクリック
②[タスク]ウィンドウ-内容を入力→[保存して閉じる]
・必要に応じて、[アラーム]の設定ができます。
↓
・ビューの「来週」に「契約書作成」のタスクが作成されました。クリックすると、詳細が右側で確認できます。
《タスクの変更》
・[期限]を[開始日]の1週間後に変更しましょう。
①タスクをダブルクリック
②[タスク]ウィンドウ→[期限]などを変更→[保存して閉じる]
③[タスク]ビューで変更されていることが確認できます
《定期的なタスク》
毎週や毎月行う定期的なタスクを設定することができます。
・「契約書作成」のタスクを3回繰り返すタスクに設定しましょう。
①[タスク]ウィンドウ-[タスク]タブ-[定期的なアイテム]グループ-[定期的なアイテム]をクリック
②[定期的なタスクの設定]ダイアログボックスで[間隔][反復回数]などを設定→[OK]
③[保存して閉じる]をクリック
・定期的なタスクのキャンセルを今回だけとばしましょう
①[タスク]ウィンドウ-[タスク]タブ-[定期的なアイテム]グループ-[この回をとばす]をクリック
↓
開始日の「2025/4/7」がとばされて「2025/4/14」に変更されました
・定期的に繰り返すタスクを解除しましょう
①[タスク]ウィンドウ-[タスク]タブ-[定期的なアイテム]グループ-[定期的なアイテム]をクリック
②[定期的なタスクの設定]ダイアログボックスで[定期的な設定を解除]をクリック
↓
定期的なアイテムが解除されました
《分類の設定》
タスクに分類を設定して整理すると便利です。例えば、仕事のタスク、プライベートなタスクなど設定しておくとタスクの優先順位を決めるときに役立ちます。
分類は、初期状態では色名になっていますが、「すべての分類項目」の「名前の変更」で分かりやすい名前に変更ができます。
①[タスク]ウィンドウ-[タスク]タブ-[タグ]グループ-[分類▼]-色を選択
・設定した分類をキャンセルするには、「すべての分類項目をクリア」をクリックします。
↓
《詳細なタスクの設定》
タスクの予測時間や実働時間、勤務先名、経費情報などの詳細を入力することができます。これらを設定することによりタスク完了後にも仕事を振り返り今後にいかすことに役立ちます。また、勤務先や経費情報で検索をすると、経費精算をする際にも便利です。実働時間には実際に仕事にかかった時間、完了日には実際に仕事が完了した日を入力します。
・「契約書作成」のタスクに、[予測時間]を「1時間」、[勤務先名]を「横浜物産(株)」、[支払い条件]を「交通費あり」の詳細を設定しましょう。
①[タスク]タブ-[表示]グループ-[詳細]をクリック→[予測時間][勤務先名][支払い条件]を入力→[保存して閉じる]
《タスクの期限の変更》
タスクの期限の変更は「フラグの設定」のボタンで簡単に行えます。
・「契約書作成」のタスクを「来週」から「明日」に変更しましょう。
①タスクをクリック→[タスクリスト]タブ-[フラグの設定]グループ-「明日」をクリック
↓
タスクが「明日」に変更されました
《タスクの削除》
間違えて作成したタスクは削除できます。完了したタスクは「完了」で処理するので、削除しないようにしましょう。
①タスクを選択→[ホーム]タブ-[削除]グループ-[削除]をクリック
↓
[削除済みアイテム]に収納されました。
削除されたタスクを元に戻しましょう。
①「タスク」をタスクボタンにドラッグ
↓
元に戻りました
《タスクの完了》
タスクが終わったら、完了の設定をしておきましょう。リボンの「進捗状況を完了にする」または、ビューのフラグをオフにしても完了になります。
完了したタスクは「ToDoバーのタスクリスト」から消去され、「タスクリスト」に取り消し線が引かれた状態で表示されます。
・「契約書作成」を完了にしましょう。
①タスクを選択→[進捗状況を完了にする]をクリック
または、フラグをクリックする
↓
「ToDoバーのタスクリスト」から消去されました
②[表示]タブ-[現在のビュー]グループ-[ビューの変更▼]-[タスクリスト]をクリック→取り消し線がひかれたタスクが確認できます
・完了したタスクを元に戻しましょう。
①タスクの左側のチェックボックスをオフにする
②ToDoバータスクリストにビューを切り替えると確認できます
●ビューから作成
《ToDoバービューからタスクを作成》
・日付は指定せず、見積書作成のタスクを作成しましょう。
①[ホーム]タブ-[現在のビュー]-「ToDoバー」になっていることを確認→[ビュー]-[新しいタスクを入力してください]ボックスをクリック
②「見積書作成」と入力してEnter
↓
・ビューに[日付なし]の項目が追加され、「見積書作成」のタスクが作成されました。
《詳細ビューからタスクを追加》
・研修資料作成、期限が1週間後のタスクを追加しましょう。
①[ホーム]タブ-[現在のビュー]-「詳細」をクリック→[ビュー]-[タスクを追加するにはここをクリック]ボックスをクリック
②「研修資料作成」と入力→[進捗状況]や[期限]などの詳細を設定
↓
《タスクリストからタスクを追加》
《優先ビューからタスクを追加》
《今日ビューかたタスクを追加》
●連絡先から作成
近々連絡先や連絡先グループの変更をしたい場合、連絡先の変更をタスクとして作成しておくことができます。予めタスクを作成しておくことで変更忘れを防ぐことができます。
・「jon mikel」の連絡先を「明日」変更するタスクを作成しましょう。
①変更したい連絡先をクリック→[ホーム]タブ-[タグ]グループ-[フラグの設定▼]-「明日」をクリック
②[タスク]ビューに切り替えて確認→[明日]のタスクに「jon mikel」が追加されたことが確認できます
●メールから作成
《メッセージにフラグを立てる》
メッセージにフラグを立てるだけで、タスクを作成することができます。タスクに期限や本文を編集することはできません。
《メッセージをタスクにドラッグ＆ドロップ》
メッセージをタスクにドラッグ＆ドロップすると、[タスク]ウィンドウを表示してタスクを作成することができます。タスクに期限や本文を編集するもできます。
・「Excel講習会のお知らせ」のメッセージを[開始日]は「明日」、[期限]は「1週間後」、[進捗度]は「進行中」、[優先度]は「高」、[達成率]は「25％」でタスクに追加しましょう。
①[メッセージ]を[タスク]にドラッグ＆ドロップ
②[タスク]ウィンドウ-[開始日][期限]などを設定→[保存して閉じる]
③[タスク]ビュー-[今月]-「Excel講習会のお知らせ」のタスクが作成され、開始日や期限が設定されていることが確認できます。
●予定表から作成
予定に関するタスクを作成したい場合、メッセージのようにフラグを立てることはできないので、予定をタスクにドラッグ＆ドロップする方法でタスクに追加します。
・5月の「ミーティング大会議室」の予定から「タスク」を作成しましよう。その際、[期限]は会議の前日、[開始日]は会議の1週間前、[件名]は「ミーティング資料作成」に設定しましょう。
①[予定]を[タスク]にドラッグ＆ドロップ
②[タスク]ウィンドウ→[件名][期限][開始日]などを設定→[保存してとじる]
↓
③[タスク]ビュー-[来月]-「ミーティング資料作成」が作成され、[件名][開始日][期限]などが設定されていることが確認できます。
タスクを管理する
●タスクの確認/タスクビュー
《完了したタスク》
①[表示]タブ-[現在のビュー]グループ-[ビューの変更▼]-[完了]
《未完了のタスク・期限切れのタスク》
・「ABC株式会社足立さんTEL」の期限を予め「今日」にしておきます。
①[表示]タブ-[現在のビュー]グループ-[ビューの変更▼]-[ToDoバーのタスクリスト]
期限切れのタスクは赤色の文字で表示されます。
《今日対応するタスク》
《優先度の高いタスク》
・「ABC株式会社足立さんTEL」の重要度を予め「低」にしておきます。
優先度の「低」「標準」「高」の3種類でグループ化されて表示されます。
《タスクの検索》
タスクビューのタスク名や本文からタスクを検索することができます。複数のキーワードで検索する場合は、単語を半角スペースで区切って入力します。
①「ToDoバーのタスクリストの検索」ボックスにキーワードを入力
↓
検索したキーワードを含むタスクが表示され、検索したキーワードは色付きで表示されました。
《期限切れのタスクの色を変える/タスクのオプション》 ・
①[ファイル]タブ-[オプション]-[Outlookのオプション]ダイアログボックスで設定
